Para que el secretario (a) pueda desempeñar sus funciones de modo correcto y a satisfacción del superior para el que trabaja, necesita una mínima e indispensable estructura organizativa. Hacemos referencia, por tanto, a los elementos físicos necesarios para que el trabajo de oficina pueda llevarse a cabo eficazmente y, de igual modo, a la manera en que organiza su trabajo diario.
Un secretario (a), suele ocupar el antedespacho del jefe, lugar que no siempre coincide con la zona reservada para la recepción y espera de visitas. El trabajo de un secretario (a) debe procurar que ambos lugares estén siempre en orden y están siempre en orden y dispuesto para el mejor funcionamiento posible, intentando corregir de inmediato cualquier defecto que eventualmente pudiera obstaculizar la buena marcha de la oficina. Es decir, la secretaria debe anticiparse al jefe en la percepción de un mal funcionamiento organizativo en su ámbito de trabajo.
Por consiguiente, un entorno adecuado en la oficina influye sin lugar a dudas en el rendimiento del trabajo que desarrolla el personal de la empresa. En este sentido, el secretario (a) tiene que contar con los elementos materiales, necesarios para desempeñar sus funciones. Lo mas adecuado es disponer de una zona adyacente al despacho del ejecutivo.
- Mesa de escritorio.
- Silla anatómica y giratoria.
- Equipo informático (pantalla de ordenadores e impresora).
- Teléfonos.
- Otra mesa auxiliar.
- Estantería.
- Armarios.
- Ficheros y archivadores.
- Fotocopiadora (en su caso).
- Máquina de escribir eléctrica (en su caso)
Además de estos elementos básicos, una secretaria debe contar de otra serie de objetos de uso diario que necesita para desarrollar el trabajo administrativo, como por ejemplo, lápices, borrador de notas, agenda, perforadora corchete, carpetas etc.
Un secretario (a) debe procurar hacer un seguimiento casi diario a fin de que no falten nunca estos elementos, y más aún si es la responsable de una secretaria completa. Una vez más, hay que decir que lo lógico es que una empresa de dimensión importante cuenta con mayores medios para llevar a cabo el trabajo administrativo, liberando incluso en ocasiones a los empleados de la realización de determinadas tareas.
En fin, la idea básica que se quiere transmitir es que un secretario (a) tiene que estar consciente en todo momento de que debe ejercer sus funciones de acuerdo a criterios de buen orden y adecuada organización. En caso contrario, nada marcharía en la oficina como debiera.
Para una optima organización de su propio trabajo, un secretario(a) debe conocer con claridad cuáles son las tareas que tiene encomendadas, pues, aunque algunas son similares en todas las empresas u organismos, es posible que tenga que amoldarse y adaptarse al modo de funcionamiento y a las características específicas de la oficina en que preste sus servicios.
A este respecto, no es infrecuente que su jefe (a) le proporcione en un primer instante algunas indicaciones básicas referentes al modo en que requiere que se lleve a cabo el trabajo.
De cualquier forma, un secretario(a) debe organizar su trabajo de manera que, como se dijo anteriormente, pueda realizar varias tareas al mismo tiempo, dando siempre prioridad a lo más urgente y dejando lo menos importante para los momentos que quedan libres dentro del horario de cada día. Hay que hacer notar que el nivel de atención que preste a las distintas tareas depende, en primer lugar, del funcionamiento de la misma empresa y, en segundo lugar, del modo de trabajar del jefe. El criterio fundamental es que la organización del trabajo del secretario(a) sea lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades que se presenten.
|
